Az egyik legfontosabb lépés a sikeres szponzoráció megszerzésében a jól megírt megkereső levél. Ez az első benyomás, amit a potenciális szponzor szerez a rendezvényéről – éppen ezért kulcsfontosságú, hogy professzionális, lényegre törő és meggyőző legyen. Ebben a cikkben lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan építsen fel egy hatékony szponzorációs levelet, mire figyeljen, mit kerülje, és adunk egy letölthető sablont is.
A szponzori megkeresés szerkezete – így épüljön fel a levele
A meggyőző szponzori levél nem hosszú – hanem strukturált, logikusan felépített, és könnyen átlátható. Íme a javasolt négy fő része:
- Bevezetés: ki Ön, milyen rendezvényről van szó, és miért ír.
- Értékajánlat: milyen közönséget ér el, miért lehet ez értékes a szponzornak.
- Konkrétumok: mit kér, és mit tud nyújtani cserébe (pl. logó, színpadi említés, közösségi média megjelenés stb.)
- Zárás: barátságos, de határozott felhívás a kapcsolatfelvételre, megadva az elérhetőségeket.
„A jól strukturált levél időt takarít meg az olvasónak, és azonnal megmutatja, hogy Ön felkészült és komolyan veszi a partnerséget.”
Hogyan építsen bizalmat már az első sorokban?
A címzett valószínűleg nem ismeri Önt, így az első néhány mondat kulcsfontosságú. Itt nemcsak az információt közli, hanem bizalmat is épít. Íme néhány tipp:
- Legyen személyes – szólítsa név szerint, ha tudja.
- Hivatkozzon a cégre, akit megkeres – miért pont őket választotta?
- Legyen tömör – az első bekezdés max. 3-4 sor legyen.
Jól működő példa:
Tisztelt XY!
Önkormányzati kulturális programszervezőként keresem meg Önöket, mert az idei Nyárbúcsúztató Fesztiválunk látogatottsága várhatóan meghaladja a 3000 főt, és úgy véljük, vállalkozásuk célközönsége is szívesen látna egy ilyen eseményen.
Kerülendő változat:
Tisztelt Cím!
Szponzort keresünk, aki támogatná a rendezvényünket. Pénzben vagy bármilyen más módon. Várjuk válaszukat.
Mit ajánljon fel cserébe?
A szponzoráció lényege a kölcsönös előny. Gondolja át, hogy mit tud nyújtani a támogató partnernek. Az alábbiak lehetnek részei az értékajánlatnak:
- Logó megjelenés minden plakáton és online hirdetésben
- Színpadi említés több alkalommal
- Roll-up elhelyezés a helyszínen
- Facebook poszt és köszönő bejegyzés
- Lehetőség termékbemutatóra a rendezvényen
Ne írjon túl általánosan! Ehelyett konkrét lehetőségeket soroljon fel, és lehetőség szerint csomagokat kínáljon (pl. alapszint, középszint, kiemelt támogató).
Gyakori hibák, amelyeket érdemes elkerülni
- Túl hosszú levél: Ne írjon féloldalas bevezetőt – a címzett gyorsan eldönti, hogy érdekli-e az ajánlat.
- Homályos cél: Pontosan írja le, mi a rendezvény célja, kiknek szól, és mit kér a szponzortól.
- Hiányzó elérhetőség: Minden esetben legyen a levél végén legalább telefonszám és e-mail cím!
- Ár nélküli ajánlat: Ne írjon csak általánosságokat – javasoljon konkrét támogatási összeget vagy opciókat.
Letölthető e-mail sablon szponzor megkereséshez
Az alábbi minta alapján saját magára szabott levelet készíthet, és könnyedén elindíthatja a szponzori kommunikációt:
Tárgy: Szponzori együttműködési lehetőség a Nyárbúcsúztató Fesztiválon
Tisztelt XY!
A [település/intézmény neve] kulturális eseményei évről évre több ezer főt vonzanak. Idén, 2025. augusztus 24-én kerül megrendezésre a Nyárbúcsúztató Fesztivál, amelynek célja a közösségépítés és a helyi értékek bemutatása.
Ezúton keresem meg Önöket egy lehetséges szponzori együttműködés kapcsán, amely mindkét fél számára értékes és látható jelenlétet biztosíthat. Rendezvényünk médiafelületein, nyomtatott plakátjain és a színpadon való említéssel is megjelenést kínálunk partnereink számára.
Az alábbi csomagokat javasoljuk:
- Alap támogatói csomag – 50 000 Ft: logó, színpadi említés, Facebook köszönet
- Kiemelt támogatói csomag – 150 000 Ft: minden az alapszintből + roll-up, termékmegjelenés
Bízom benne, hogy Önöket is köszönthetjük támogatóink sorában. Kérem, vegye fel velem a kapcsolatot a [email cím] vagy [telefonszám] elérhetőségen, hogy egyeztethessünk a részletekről.
Köszönettel:
[Név]
[Pozíció, intézmény]
[Elérhetőségek]
Összefoglalás: egy jó levél fél siker
A szponzori megkereső levél célja, hogy figyelmet keltsen, bizalmat építsen, és konkrét ajánlatot közvetítsen. Az alábbiakat érdemes szem előtt tartani:
- Legyen rövid, lényegre törő és logikusan felépített
- Ne féljen konkrétumokat megnevezni – ez profizmust mutat
- Minden levélhez adjon elérhetőséget és egyértelmű cselekvési javaslatot
Próbálja ki a fellépő ajánlatkészítőt!
Amennyiben szeretné megnézni, milyen fellépőt kínálhat rendezvényére – akár egy szponzor segítségével is –, próbálja ki ingyenes online ajánlatkérő rendszerünket:
